Timeline Perencanaan Pameran: H-90 sampai H+7

stand umkm minialis

Pentingnya Timeline Perencanaan Pameran

Keberhasilan sebuah pameran tidak terjadi dalam semalam. Dibalik booth yang menarik dan alur event yang lancar, terdapat proses perencanaan panjang yang dimulai jauh sebelum hari pelaksanaan. Banyak perusahaan yang melakukan kesalahan dengan mempersiapkan event secara mendadak, sehingga hasilnya tidak maksimal dan biaya membengkak.

Dengan mengikuti timeline perencanaan pameran yang terstruktur mulai dari H-90 hingga H+7, Anda dapat memastikan bahwa setiap bagian dari event berjalan lancar. Perencanaan yang matang membantu tim mengeksekusi tugas secara jelas, vendor dapat bekerja tanpa tekanan waktu, dan brand Anda tampil profesional di mata pengunjung.

H-90: Riset, Penentuan Tujuan, dan Booking Awal

Tiga bulan sebelum hari pameran adalah masa emas untuk memulai perencanaan. Pada fase ini, perusahaan harus membuat fondasi yang kuat agar semua proses berikutnya bergerak dengan terarah.

1. Tentukan Tujuan Pameran

Apakah Anda ingin meningkatkan brand awareness? Mendapatkan leads? Meluncurkan produk? Tujuan ini akan menjadi dasar pembuatan konsep booth dan strategi marketing.

2. Riset Event dan Venue

Lakukan riset mengenai venue pameran seperti JIExpo, ICE BSD, atau ballroom hotel. Pertimbangkan:

  • Target pengunjung
  • Luas area booth yang tersedia
  • Reputasi event di industri Anda
  • Fasilitas seperti listrik, internet, dan loading dock

3. Booking Venue dan Pendaftaran Peserta

Event besar sering kali kehabisan slot booth dalam waktu cepat. Karena itu, lakukan booking booth dan lengkapi administrasi sejak H-90.

4. Susun Anggaran Awal

Buat estimasi biaya berdasarkan pos-pos berikut:

H-60: Desain Booth, Desain Branding, dan Kebutuhan Pameran

Dua bulan sebelum event, fokus berpindah ke tahap konsep dan desain.

1. Buat Konsep Booth

Konsep booth harus sesuai dengan identitas brand dan tujuan pameran. Pada tahap ini, Anda dapat membuat moodboard dan draft layout booth.

2. Mulai Desain 3D Booth

Desain 3D membantu Anda membayangkan tampilan booth secara nyata. Konsultasikan dengan vendor booth profesional seperti DesainBooth untuk memastikan desain sesuai aturan venue.

3. Desain Materi Branding

  • Backdrop
  • Panel branding
  • Roll banner
  • Katalog & brosur
  • Merchandise promosi

4. Koordinasi Vendor Eksternal

Vendor yang perlu dihubungi sejak H-60:

H-30: Mulai Produksi Booth dan Finalisasi Materi Cetak

Satu bulan sebelum pameran adalah titik krusial. Banyak perusahaan melakukan kesalahan besar dengan baru mulai memproduksi booth di fase ini. Padahal idealnya produksi sudah dimulai sejak H-30 untuk memberikan waktu cukup bagi perbaikan jika ada revisi.

1. Produksi Booth Dimulai

Pastikan vendor booth bekerja sesuai timeline. Mintalah update rutin seperti foto progress produksi.

2. Approve Desain Final

Semua desain branding visual harus sudah fix, termasuk:

  • Backdrop
  • Panel booth
  • Banner
  • Digital signage

3. Cetak Semua Materi Marketing

Proses cetak membutuhkan waktu, terutama jika menggunakan finishing khusus. Jangan menunda sampai mendekati hari H.

4. Koordinasi Logistik dan Transportasi

Pastikan:

  • Kendaraan pengangkut tersedia
  • Jadwal loading disesuaikan dengan aturan venue
  • Teknisi siap mengikuti proses instalasi

H-14: Finalisasi Detail Teknis

Dua minggu sebelum event, pekerjaan mulai mengerucut ke teknis lapangan. Pastikan semua sudah siap.

1. Cek Kebutuhan Listrik Booth

Venue seperti ICE BSD dan JIExpo memiliki regulasi ketat mengenai daya listrik. Sesuaikan daya dengan jumlah perangkat elektronik di booth Anda.

2. Finalisasi Jadwal Teknis

Pastikan tim memahami:

  • Jam loading
  • Posisi booth
  • Akses loading dock
  • Alur pemasangan dekorasi

3. Simulasi Booth (Jika Perlu)

Beberapa perusahaan melakukan simulasi setup di kantor atau workshop vendor untuk mengecek potensi kendala.

H-7: Persiapan Terakhir Sebelum Instalasi

Minggu terakhir adalah fase paling padat tetapi kritis.

1. Kirim Semua Barang ke Vendor atau Gudang

Pastikan tidak ada barang tertinggal, terutama merchandise dan display produk.

2. Siapkan Dokumen Penting

  • Surat izin pemasangan
  • Form safety & rigging
  • Data teknisi dan tim
  • Surat jalan logistik

3. Konfirmasi Ulang Semua Vendor

Lakukan konfirmasi jadwal instalasi dengan tim produksi booth, teknisi listrik, dokumentasi, dan tim internal.

Hari H: Instalasi, Operasional, dan Standby Team

Pada hari H, dua hal paling penting adalah: booth selesai tepat waktu dan semua perangkat berfungsi dengan baik.

1. Proses Instalasi

Mulai instalasi sesuai jadwal loading venue. Pastikan tim hadir lebih awal.

2. Cek Fungsi Perangkat

  • Layar LED
  • Sound system
  • Lighting
  • TV display

3. Standby Tim Booth

Tim booth harus siap melayani pengunjung dengan profesional. Brief singkat sebelum event sangat membantu.

H+1 sampai H+7: Evaluasi dan Follow-Up

Banyak perusahaan berhenti setelah pameran berakhir, padahal fase ini sangat penting untuk menutup penjualan dari leads yang masuk.

1. Evaluasi Internal

  • Jumlah pengunjung
  • Leads yang terkumpul
  • Booth traffic
  • Performa tim

2. Follow-Up Leads

Kirimkan pesan personal ke setiap leads maksimal H+3. Semakin cepat follow-up, semakin tinggi peluang closing.

3. Dokumentasi Laporan Event

Buat laporan lengkap untuk dijadikan acuan event berikutnya.

FAQ tentang Timeline Pameran

Kapan waktu terbaik memulai perencanaan pameran?

Idealnya mulai dari H-90 agar Anda memiliki waktu cukup untuk riset, booking booth, dan produksi booth.

Apa risiko mempersiapkan pameran secara mendadak?

Biaya membengkak, desain tidak optimal, potensi keterlambatan produksi, dan hasil booth yang kurang profesional.

Apakah booth modular cocok untuk event besar?

Sangat bisa, terutama jika menggunakan kombinasi branding yang kuat dan properti sewa yang sesuai.

Apakah perlu follow-up setelah pameran?

Wajib. Follow-up dalam 7 hari pertama akan menentukan tingkat konversi dari leads ke pelanggan.

Kesimpulan

Timeline perencanaan pameran dari H-90 hingga H+7 adalah panduan yang terbukti efektif untuk memastikan event berjalan lancar dan menghasilkan dampak besar bagi brand Anda. Semakin terstruktur perencanaan, semakin maksimal hasil yang Anda dapatkan.

Hubungi Kami

Bersiap Tampil Menonjol di Pameran Berikutnya?
Percayakan desain dan pembangunan booth pameran Anda pada tim profesional DesainBooth.
Kami siap membantu mulai dari konsep, desain, produksi, hingga instalasi di lokasi event.

Hubungi kami hari ini dan wujudkan booth impian Anda.

📞 0813 8181 9119
✉️ info@desainbooth.com
📍 Jl. Bintaro Raya No.8, Kebayoran

Ikuti kami untuk inspirasi dan update proyek terbaru:
👉 Facebook | Instagram

Post Tags :