Checklist H-7: Tahap Penting Mengamankan Izin, Listrik, Rigging, dan Asuransi

Satu minggu sebelum pameran adalah fase paling kritis dalam seluruh proses persiapan. Pada periode H-7 ini, semua persyaratan teknis dan administratif harus sudah lengkap agar hari instalasi berjalan tanpa hambatan. Banyak perusahaan yang menganggap tahap ini sebagai hal kecil, padahal beberapa dokumen seperti izin rigging, asuransi, dan listrik wajib dikumpulkan sebelum hari H.

Checklist ini akan membantu memastikan semua detail penting diselesaikan tepat waktu, sehingga Anda tidak mendapatkan penalty atau larangan instalasi di lokasi event.

1. Pengurusan Izin Venue dan Dokumen Administrasi

Setiap event memiliki prosedur teknis dan regulasi yang berbeda. Pada H-7, semua izin dan administrasi harus sudah terkumpul.

1.1. Izin Pemasangan Booth

Venue seperti JIExpo, ICE BSD, atau ballroom hotel memiliki aturan pemasangan yang ketat. Dokumen ini biasanya meliputi:

• Gambar kerja lengkap (technical drawing)
• Desain 3D booth
• Material list
• Form approval pihak venue

Pastikan vendor booth Anda mengirimkan dokumen yang sesuai format agar tidak ditolak.

1.2. Izin Rigging (Jika Menggunakan Struktur Gantung)

Rigging diperlukan untuk pemasangan:

• Logo gantung
• Truss lighting
• LED videotron
• Struktur dekoratif di atas booth

Pihak venue akan menilai apakah desain rigging aman, sesuai beban maksimum, dan menggunakan material yang disetujui. Proses ini wajib selesai sebelum hari instalasi.

1.3. Izin Material (Fire Retardant)

Banyak venue mewajibkan material pameran seperti karpet, panel, atau kain memiliki bahan tahan api (FR – fire retardant). Mintalah vendor menyediakan sertifikat FR jika diperlukan.

2. Pengurusan Listrik dan Kebutuhan Daya

Listrik adalah komponen yang sangat vital dalam booth pameran. Pada H-7, Anda harus memastikan seluruh kebutuhan daya sudah diajukan ke penyelenggara event.

2.1. Hitung Total Daya Listrik

Pastikan daya mencukupi untuk:

• TV atau LED monitor
• Lampu spot dan ambient lighting
• Mesin demo (jika ada)
• Laptop / komputer
• Perangkat charging

2.2. Pemesanan Daya Listrik Ekstra

Jika booth Anda membutuhkan daya besar (lebih dari daya standar), segera pesan power tambahan karena venue sering membatasi jumlah permintaan.

2.3. Titik Stop Kontak

Minta vendor booth menentukan:

• Jumlah titik stop kontak
• Lokasi titik listrik pada layout booth
• Jenis plug dan extension yang dibutuhkan

2.4. Konfirmasi dengan Teknisi Venue

Pihak teknisi venue biasanya meminta gambar teknis instalasi listrik. Pastikan file dikirim sebelum deadline.

3. Pengurusan Asuransi Event

Beberapa event besar mewajibkan peserta memiliki asuransi khusus untuk melindungi booth, properti, dan staf selama event berlangsung.

3.1. Jenis Asuransi yang Dibutuhkan

• Asuransi properti event (kerusakan booth, dekor, LED, TV)
• Asuransi kecelakaan tim
• Asuransi publik (perlindungan dari klaim pihak ketiga)

3.2. Cek Ketentuan dari Penyelenggara

Pihak penyelenggara biasanya menyertakan dokumen panduan asuransi. Ikuti ketentuan tersebut agar proses instalasi tidak tertunda.

4. Persiapan Rigging dan Struktur Tambahan

Rigging membutuhkan persetujuan khusus dari tim teknis venue. Pada H-7, Anda harus memastikan dokumen rigging sudah diserahkan dan disetujui.

4.1. Cek Beban Maksimal Venue

Tiap venue memiliki batas beban rigging. Misalnya:

• JIExpo → beban rigging cukup tinggi
• ICE BSD → regulasi lebih ketat & wajib approval teknis
• Ballroom hotel → sering kali tidak boleh rigging sama sekali

4.2. Pastikan Vendor Booth Siap dengan Gambar Rigging

Vendor harus menyiapkan:

• Gambar rigging plan
• Detail titik rigging
• Material dan ukuran kabel
• Instruksi pemasangan aman

5. Koordinasi Logistik & Jadwal InstalasI

H-7 adalah waktu terbaik untuk mengunci seluruh jadwal logistik.

5.1. Konfirmasi Jadwal Loading

• Jam buka loading dock
• Akses kendaraan
• Alur masuk dan keluar
• Lokasi parkir teknisi

5.2. Persiapan Barang yang Akan Dibawa

Buat checklist khusus untuk barang-barang berikut:

• Produk display
• Merchandise
• Kabel tambahan
• Adaptor
• Stationery
• Alat dokumentasi

5.3. Koordinasi dengan Vendor Sewa Properti

Jika Anda menggunakan layanan Sewa Properti Event, konfirmasi ulang:

• Item yang disewa
• Jumlah barang
• Waktu pengiriman
• Titik drop-off

6. Briefing Intensif untuk Tim Booth

H-7 adalah waktu yang tepat untuk melakukan briefing intensif agar tim booth memahami tugas masing-masing.

6.1. Role masing-masing staf

• Tim marketing
• Tim teknisi
• Penjaga booth
• Tim dokumentasi

6.2. SOP Emergency

Jika terjadi blackout, kerusakan LED, atau gangguan teknis, tim harus tahu langkah yang harus diambil.

6.3. Simulasi Interaksi dengan Pengunjung

Simulasi sangat membantu meningkatkan kepercayaan diri tim dan memperbaiki alur presentasi.

Q&A : FAQ H-7 Pameran

Apa hal paling penting yang harus dipastikan di H-7?

Izin pemasangan booth, titik listrik, dokumen rigging, dan asuransi event harus sudah selesai semuanya.

Apa risiko jika izin rigging belum selesai di H-7?

Anda tidak diperbolehkan memasang rigging pada hari instalasi, yang dapat merusak konsep booth.

Apakah booth modular lebih mudah untuk H-7?

Ya. Booth modular lebih cepat dipasang dan tidak membutuhkan izin rumit seperti rigging.

Mengapa asuransi event penting?

Asuransi melindungi Anda dari kerusakan barang atau kecelakaan selama event berlangsung.

Kesimpulan

Checklist H-7 adalah bagian paling kritis dalam persiapan pameran. Pada tahap ini, semua dokumen administrasi, listrik, rigging, dan asuransi harus sudah selesai. Persiapan teknis, logistik, dan briefing tim juga harus dipastikan agar hari instalasi berjalan lancar tanpa hambatan.

Dengan persiapan matang di tahap ini, perusahaan Anda akan tampil profesional dan siap menyambut pengunjung dengan percaya diri.

Hubungi Kami

Bersiap Tampil Menonjol di Pameran Berikutnya?
Percayakan desain dan pembangunan booth pameran Anda pada tim profesional DesainBooth.
Kami siap membantu mulai dari konsep, desain, produksi, hingga instalasi di lokasi event.

Hubungi kami hari ini dan wujudkan booth impian Anda.

📞 0813 8181 9119
✉️ info@desainbooth.com
📍 Jl. Bintaro Raya No.8, Kebayoran

Ikuti kami untuk inspirasi dan update proyek terbaru:
👉 Facebook | Instagram