Checklist H-14: Produksi Booth, Cetak Branding, Logistik

booth minimalis

Checklist H-14: Tahap Finalisasi Produksi Booth dan Persiapan Teknis

Dua minggu sebelum pameran adalah fase yang sangat menentukan keberhasilan event Anda. Pada periode H-14, sebagian besar keputusan besar sudah diambil, tetapi masih banyak detail teknis yang harus dipastikan berjalan sempurna. Inilah tahapan penting untuk menghindari kesalahan fatal menjelang hari instalasi.

Banyak perusahaan yang melalaikan fase ini dan baru menyadari masalah ketika hari instalasi tiba. Mulai dari keterlambatan produksi booth, materi branding yang belum selesai, hingga teknisi yang tidak siap. Checklist H-14 membantu memastikan semua elemen siap dan berjalan sesuai timeline.

1. Cek Progres Produksi Booth

Pada H-14, proses produksi booth harus sudah mencapai minimal 50–70%. Pada tahap ini, vendor booth Anda harus sudah menyelesaikan struktur utama, pengecatan dasar, dan instalasi material utama.

1.1. Cek Material dan Kualitas Pengerjaan

Lakukan pemeriksaan terhadap:

  • Struktur rangka booth
  • Material dinding (MDF, multipleks, Maxima, atau kombinasi)
  • Kualitas sambungan
  • Finishing dasar sebelum pengecatan akhir

1.2. Foto Progres dari Vendor

Minta vendor memberikan update harian atau minimal 3 kali seminggu. Foto progres sangat penting untuk memastikan timeline produksi tidak molor.

1.3. Kunjungan Workshop (Jika Diperlukan)

Kunjungan ke workshop vendor sangat dianjurkan pada H-14 agar Anda bisa melihat produksi langsung dan mengoreksi detail kecil sebelum finishing akhir.

2. Cetak Semua Materi Branding

Materi branding adalah elemen visual yang memperkuat identitas booth Anda. Proses cetak tidak boleh dilakukan mendekati hari H karena risiko keterlambatan produksi dan error cukup besar.

2.1. Backdrop dan Panel Branding

Pastikan file final sudah disetujui dan dikirim ke vendor printing. Backup file harus disimpan berjaga-jaga jika terjadi revisi mendadak.

2.2. Roll Banner, Brosur, Katalog, dan Merchandise

  • Brosur cetak
  • Katalog produk
  • Nama brand untuk stiker booth
  • Roll banner promosi
  • Merchandise seperti tote bag atau notebook

2.3. Cek Ukuran dan Skala Artwork

Pastikan vendor printing memahami ukuran panel booth dengan benar agar tidak terjadi selisih saat pemasangan.

3. Finalisasi Detail Teknis Bersama Vendor

Dua minggu terakhir adalah waktu untuk mengerucutkan semua detail teknis antara Anda, vendor booth, vendor printing, dan vendor peralatan event.

3.1. Kebutuhan Listrik

Sudahkah Anda menghitung kebutuhan daya untuk:

  • TV display
  • LED panel
  • Lampu spot
  • Lighting dekorasi
  • Laptop dan perangkat lainnya

3.2. Konfigurasi Layout Booth

Pastikan layout sudah disesuaikan untuk:

  • Area display utama
  • Rak atau showcase
  • Area meeting
  • Penyimpanan barang

3.3. Kesiapan Teknisi

Teknisi atau tim instalasi booth harus sudah dikonfirmasi per tanggal, jam loading, serta SOP pemasangan.

4. Pengecekan Logistik dan Inventaris

Logistik adalah aspek yang sering diremehkan. Padahal kesalahan kecil bisa membuat proses instalasi kacau.

4.1. List Barang yang Akan Dibawa

Checklist barang meliputi:

  • Produk display
  • Merchandise
  • Peralatan teknis
  • Kabel tambahan
  • Peralatan presentasi

4.2. Pengiriman Barang

Pastikan barang-barang dikirim ke vendor atau gudang sementara sebelum proses loading.

4.3. Akses Loading Dock

Venue besar memiliki aturan ketat terkait akses loading dock. Pastikan Anda memahami alurnya.

5. Briefing Awal untuk Tim Booth

Tim booth adalah wajah perusahaan Anda selama pameran berlangsung. Pada H-14, briefing awal perlu dilakukan agar semua paham peran masing-masing.

5.1. Penjelasan Tujuan Event

Misalnya: mencari 200 leads, memperkenalkan produk baru, atau edukasi brand awareness.

5.2. SOP Interaksi Pengunjung

  • Salam pembuka
  • Pitch 30 detik
  • Meminta data kontak
  • Follow-up setelah event

5.3. Pembagian Shift Penjagaan Booth

Hindari tim kelelahan karena pameran umumnya berlangsung 8–12 jam sehari.

Q&A Pertanyaan Umum

Apa saja hal paling penting di H-14 sebelum pameran?

Produksi booth harus sudah berjalan lancar, materi branding sedang dicetak, teknisi siap, dan seluruh detail teknis sudah difinalisasi.

Apakah boleh mengubah desain booth di H-14?

Tidak dianjurkan. H-14 adalah timeline finalisasi sehingga revisi besar sangat berisiko.

Bagaimana menghindari keterlambatan produksi?

Minta update harian atau mingguan dari vendor, kunjungi workshop, dan tetapkan timeline strict.

Apakah booth modular lebih aman untuk H-14?

Ya, karena produksi booth modular lebih cepat dan mudah dipasang.

Kesimpulan

H-14 adalah tahap penting dalam persiapan pameran. Produksi booth, cetak branding, teknisi, logistik, dan briefing tim harus dipastikan berjalan tanpa hambatan. Dengan persiapan matang di fase ini, proses instalasi hari H akan berjalan jauh lebih lancar.

Hubungi Kami

Bersiap Tampil Menonjol di Pameran Berikutnya?
Percayakan desain dan pembangunan booth pameran Anda pada tim profesional DesainBooth.
Kami siap membantu mulai dari konsep, desain, produksi, hingga instalasi di lokasi event.

Hubungi kami hari ini dan wujudkan booth impian Anda.

📞 0813 8181 9119
✉️ info@desainbooth.com
📍 Jl. Bintaro Raya No.8, Kebayoran

Ikuti kami untuk inspirasi dan update proyek terbaru:
👉 Facebook | Instagram

Post Tags :