Checklist H-30: Dokumen, Vendor, dan Booking Venue

stand polkes surabaya

Checklist H-30: Tahap Krusial Menjelang Pameran

Satu bulan sebelum hari pameran (H-30) adalah salah satu fase paling krusial dalam seluruh rangkaian persiapan. Pada tahap ini, semua keputusan besar sudah harus ditetapkan dan dieksekusi. Mulai dari dokumen administrasi, koordinasi dengan vendor, finalisasi desain booth, hingga penjadwalan produksi. Keterlambatan atau kesalahan kecil di fase ini bisa berdampak besar pada hari pelaksanaan.

Checklist H-30 berikut membantu Anda memastikan seluruh elemen penting berjalan sesuai rencana. Dengan mengikuti panduan ini, proses perencanaan akan lebih terarah, efisien, dan minim risiko.

1. Finalisasi Dokumen Administrasi Event

Setiap event atau pameran memiliki dokumen yang harus dipenuhi sebelum hari pelaksanaan. Dokumen ini wajib diselesaikan pada H-30 agar tidak menghambat proses produksi dan instalasi.

1.1. Surat Pendaftaran Booth

Pastikan status pendaftaran booth sudah dikonfirmasi oleh pihak penyelenggara. Cek kembali:

  • Lokasi booth
  • Nomor booth
  • Luas area
  • Aturan instalasi

1.2. Dokumen Teknis Event

Penyelenggara biasanya memberikan file berisi aturan teknis seperti tata letak venue, aturan rigging, batas tinggi booth, serta akses loading dock. Dokumen ini harus dipelajari oleh vendor booth Anda.

1.3. Izin Pemasangan dan Material

Venue besar seperti JIExpo atau ICE BSD memiliki aturan ketat terkait material yang digunakan. Pastikan vendor memberikan:

  • Material list booth
  • Gambar teknis
  • Dokumen keselamatan kerja

2. Koordinasi dengan Vendor Pameran

Vendor adalah partner penting dalam kesuksesan event. Di H-30, seluruh vendor harus sudah terikat dan memahami timeline pekerjaan.

2.1. Vendor Booth: Custom atau Modular?

Pada tahap ini, Anda sudah harus menentukan tipe booth yang digunakan:

Pastikan vendor memberikan:

  • Gambar kerja 3D final
  • Rencana produksi
  • Timeline instalasi
  • Detail kebutuhan listrik

2.2. Vendor Printing

Desain untuk materi branding harus mulai dikirim ke vendor printing. Termasuk:

  • Backdrop
  • Panel booth
  • Roll banner
  • Brosur & katalog
  • Stiker branding

2.3. Vendor Properti & Peralatan Event

Jika Anda membutuhkan furnitur tambahan, lighting, showcase, atau TV LED, lakukan pemesanan melalui Sewa Properti Event DesainBooth.

3. Finalisasi Desain Booth dan Branding

Pada H-30, tidak boleh ada revisi besar lagi terkait desain booth. Semua sudah harus final dan siap masuk produksi.

3.1. Revisi Terakhir Desain 3D

Jika revisi masih diperlukan, hanya boleh revisi minor seperti penyesuaian warna atau lighting.

3.2. Pembuatan File Final (Final Artwork)

Pastikan seluruh artwork sudah dalam format siap cetak (PDF-X, CMYK, 150–300 dpi).

3.3. Approval dari Manajemen

Demi menghindari perubahan mendadak, mintalah manajemen menandatangani file final sebagai bentuk persetujuan.

4. Jadwalkan Produksi Booth

Produksi booth memakan waktu antara 14–25 hari kerja tergantung ukuran dan kompleksitas desain. Karena itu, produksi wajib dimulai pada tahap ini.

4.1. Kunjungan ke Workshop

Disarankan melakukan kunjungan ke workshop vendor untuk melihat bahan, proses produksi, dan memastikan kualitas sesuai ekspektasi.

4.2. Laporan Progres Mingguan

Minta vendor memberikan update progres secara rutin agar Anda punya visibilitas terhadap potensi keterlambatan.

5. Persiapan Logistik

Logistik adalah salah satu bagian paling penting dalam H-30. Kesalahan kecil seperti kekurangan kendaraan atau salah jadwal bisa berdampak fatal.

5.1. Booking Kendaraan Angkut

Jika menggunakan booth custom, Anda membutuhkan truk besar untuk pengiriman. Hubungi vendor transportasi dan booking sejak H-30.

5.2. Tentukan Jadwal Loading

Setiap venue memiliki jadwal loading yang berbeda. Pastikan Anda memahami:

  • Jam buka loading dock
  • Akses jalan
  • Aturan bongkar muat

6. Koordinasi Internal Tim

Tim booth harus mulai dipersiapkan dari sekarang.

6.1. Tentukan Jobdesk Tim

  • Tim marketing
  • Tim teknis
  • Penjaga booth
  • Tim dokumentasi

6.2. Siapkan SOP Booth

Instruksi kerja untuk hari H harus sudah mulai disusun dan dibagikan ke tim.

Q&A

Apa saja yang harus disiapkan di H-30?

Dokumen event, finalisasi desain booth, pemesanan vendor, produksi materi branding, dan penyusunan logistik.

Apa risiko jika persiapan H-30 terlambat?

Produksi booth bisa molor, biaya meningkat, dan materi branding tidak selesai tepat waktu.

Kapan sebaiknya produksi booth dimulai?

Idealnya pada H-30 agar vendor punya waktu cukup untuk revisi dan finishing.

Apakah booth modular bisa dipesan di H-30?

Bisa, karena proses produksinya lebih cepat dibanding booth custom.

Kesimpulan

Checklist H-30 adalah pondasi penting sebelum memasuki tahap akhir persiapan pameran. Dengan memastikan setiap dokumen, vendor, desain, dan logistik selesai pada H-30, Anda dapat menghindari banyak risiko yang sering terjadi menjelang hari pelaksanaan.

Hubungi Kami

Bersiap Tampil Menonjol di Pameran Berikutnya?
Percayakan desain dan pembangunan booth pameran Anda pada tim profesional DesainBooth.
Kami siap membantu mulai dari konsep, desain, produksi, hingga instalasi di lokasi event.

Hubungi kami hari ini dan wujudkan booth impian Anda.

📞 0813 8181 9119
✉️ info@desainbooth.com
📍 Jl. Bintaro Raya No.8, Kebayoran

Ikuti kami untuk inspirasi dan update proyek terbaru:
👉 Facebook | Instagram

Post Tags :