Checklist Hari-H: Pastikan Loading, Instalasi, dan Operasional Booth Berjalan Lancar
Hari-H pameran adalah puncak dari seluruh rangkaian persiapan yang sudah berlangsung selama berbulan-bulan. Pada fase ini, tidak ada ruang untuk kesalahan. Semua elemen harus dipasang, diuji, dan dipastikan berfungsi dengan baik sebelum pengunjung memasuki area pameran. Itulah mengapa checklist hari-H sangat penting untuk memastikan semuanya berjalan lancar, efisien, dan tepat waktu.
Berikut checklist paling lengkap dan praktis untuk memastikan booth Anda tampil sempurna pada hari pelaksanaan pameran.
1. Loading Booth: Proses yang Harus Berjalan Tepat Waktu
Loading adalah tahap awal yang menentukan kelancaran seluruh proses instalasi. Terlambat datang saat loading dapat mengacaukan semua timeline instalasi booth.
1.1. Datang Lebih Awal dari Jadwal
Venue pameran biasanya memberikan jadwal loading berdasarkan zona dan nomor booth. Datang 30–60 menit lebih awal sangat dianjurkan untuk mengantisipasi antrean kendaraan atau pemeriksaan keamanan.
1.2. Siapkan Surat Jalan dan Dokumen Loading
Beberapa dokumen penting yang wajib dibawa antara lain:
- Surat jalan barang
- Bukti registrasi peserta pameran
- Surat izin rigging (jika ada struktur gantung)
- Kartu akses teknisi
1.3. Arahkan Vendor dan Teknisi
Vendor pameran seperti pembuat booth, pemasang rigging, atau vendor sewa properti harus diarahkan ke lokasi yang tepat sesuai layout venue. Pastikan Anda sudah memiliki peta area loading dock sebelum hari-H.
2. Instalasi Booth: Pastikan Semua Elemen Dipasang dengan Benar
Instalasi booth adalah proses yang paling memakan waktu. Tahap ini melibatkan banyak pihak seperti vendor booth, vendor listrik, vendor branding, dan teknisi venue.
2.1. Pemasangan Struktur Booth
Vendor akan memulai dengan merakit struktur utama booth, termasuk dinding panel, partisi, meja display, dan elemen dekorasi.
2.2. Pemasangan Branding Visual
Setelah struktur berdiri, vendor branding akan memasang:
- Backdrop
- Panel branding
- Logo 3D
- Stiker identitas perusahaan
2.3. Instalasi Listrik dan Lighting
Instalasi harus dilakukan oleh teknisi bersertifikat untuk memastikan keamanan. Pastikan:
- Stop kontak ditempatkan sesuai titik yang ditentukan
- Lampu spot menyinari area display utama
- Kabel dirapikan untuk keamanan pengunjung
2.4. Instalasi Perangkat Elektronik
Jika booth Anda menggunakan TV display, LED screen, laptop presentasi, atau perangkat interaktif, pastikan semua perangkat diuji pada hari-H.
3. Pengecekan Teknis Sebelum Opening Event
Setelah booth selesai dipasang, lakukan pengecekan menyeluruh sebelum pengunjung masuk.
3.1. Test Semua Perangkat
- Cek layar LED dan TV
- Cek audio jika ada presentasi suara
- Pastikan jaringan internet berfungsi stabil
- Cek seluruh lampu spot dan ambient
3.2. Pastikan Branding Tertempel dengan Rapi
Jangan sampai branding miring, terkelupas, atau tidak sesuai posisi desain. Pengunjung sangat sensitif terhadap detail visual seperti ini.
3.3. Rapikan Area Booth
Hilangkan kardus, bubble wrap, alat kerja, dan sampah produksi agar booth tampil sempurna.
3.4. Simpan Cadangan Kecil
Siapkan kotak toolkit kecil berisi:
- Cutter
- Double tape
- Extension kabel
- Obeng
- Kain lap
4. Standby Team: Pastikan Tim Siap Bertugas
Tim booth adalah representasi langsung dari profesionalisme perusahaan Anda.
4.1. Briefing Pagi Hari-H
Pastikan semua staf mengetahui:
- Tujuan pameran
- Produk yang dipromosikan
- SOP interaksi
- Alur pengambilan data pengunjung
4.2. Pembagian Shift
Agar tenaga tidak terkuras, buat pembagian shift yang jelas sehingga booth tetap dijaga sepanjang waktu.
4.3. Dress Code Tim
Kenakan uniform atau warna branding agar booth terlihat profesional dan konsisten.
5. Operasional Selama Event Berlangsung
Setelah event dimulai, fokus berpindah ke operasional dan interaksi pengunjung.
5.1. Alur Pengunjung Masuk Booth
Pastikan jalur masuk jelas, welcoming, dan tidak terlalu penuh display sehingga pengunjung mudah mendekat.
5.2. Aktivitas Interactive
Beberapa ide aktivitas yang dapat meningkatkan engagement:
- Games sederhana
- Live demo produk
- Scan QR untuk promo
- Giveaway dan merchandise
5.3. Pencatatan Leads
Pendataan kontak sangat penting. Gunakan Google Sheets, aplikasi CRM, atau formulir digital untuk memudahkan follow-up.
5.4. Dokumentasi Event
Pastikan tim dokumentasi mengambil foto dan video untuk sosial media dan portofolio.
6. Pengecekan Akhir Sebelum Pulang
Sebelum meninggalkan venue setiap hari, lakukan pengecekan akhir:
- Matikan perangkat elektronik
- Kunci display produk
- Cover booth dengan kain pelindung
- Pastikan barang berharga diamankan
Q&A : Pertanyaan Seputar Hari-H
Apa hal paling penting pada hari instalasi booth?
Datang awal, koordinasi vendor, pengecekan listrik, dan memastikan semua perangkat berfungsi.
Berapa lama instalasi booth biasanya memakan waktu?
Booth modular bisa 2–4 jam. Booth custom 6–12 jam tergantung ukuran dan kompleksitas.
Apakah perlu standby teknisi selama event?
Ya, terutama jika menggunakan perangkat elektronik atau rigging.
Bagaimana cara mencegah kerusakan branding?
Pakai material berkualitas dan selalu sediakan cadangan print kecil.
Kesimpulan
Checklist hari-H adalah panduan penting yang memastikan loading, instalasi, dan operasional booth berjalan lancar. Dengan persiapan matang, koordinasi yang jelas, dan pengecekan teknis yang teliti, booth Anda akan tampil profesional dan siap menarik banyak pengunjung.
Hubungi Kami
Bersiap Tampil Menonjol di Pameran Berikutnya?
Percayakan desain dan pembangunan booth pameran Anda pada tim profesional DesainBooth.
Kami siap membantu mulai dari konsep, desain, produksi, hingga instalasi di lokasi event.
Hubungi kami hari ini dan wujudkan booth impian Anda.
📞 0813 8181 9119
✉️ info@desainbooth.com
📍 Jl. Bintaro Raya No.8, Kebayoran
Ikuti kami untuk inspirasi dan update proyek terbaru:
👉 Facebook | Instagram